关于公测礼包问题

开出有4万货物，我一开始就存有一点货物，仓库最大才四万，就导致有溢出，但是溢出的部门就这样没了吗？那以后再遇到溢出也没有，就有点不友善了吧，是不是应该用邮件的形式把溢出的存起来？